La multitarea: una falsa ilusión de competencia

Autora: Maria Pallarés


Una de las creencias más arraigadas y difíciles de rebatir en coaching, especialmente entre los directivos, es pensar que la multitarea es sinónimo de productividad. Nada más alejado de la realidad. Numerosos estudios han aportado evidencias en contra de esta tesis. Hacer varias tareas a la vez no sólo no incrementa la productividad, sino que puede afectar seriamente la eficiencia y la calidad, y es que nuestros cerebros no están concebidos para procesar simultáneamente grandes cantidades de información. Al final gana el sentido común: la eficiencia no está relacionada con la multitarea sino con la capacidad de enfocarse y concentrarse en una sola tarea.

Hoy en día no es nada fácil gestionar el bombardeo de información al que estamos expuestos. Kenneth Gergen (1) acuñó en los años 90 el concepto de yo saturado para referirse a la pérdida de identidad del individuo posmoderno, desbordado por la densa red de relaciones, compromisos y tareas que le imponían las nuevas tecnologías. Ha llovido mucho desde entonces. Los canales de entrada de información se han multiplicado: estamos rodeados de artilugios electrónicos y de medios que nos mantienen hiperconectados, dispuestos a dejarnos interrumpir por un e-mail, un post, un SMS, o una invitación para unirnos a Facebook.

Uno llega a la oficina con unos objetivos precisos, planificados milimétricamente el día anterior. Empieza a hacer la primera tarea programada y en pocos minutos se le colapsa la bandeja de entrada del correo electrónico. Tiene que tomar una decisión: ¿qué hago con esta información? ¿respondo ahora? ¿la guardo?. Ante la duda opta por la vía fácil, deja la tarea que tiene entre manos y empieza a responder mensajes. Mientras está al teclado suena el teléfono. No puede ignorar la llamada, la directora general está al otro lado. Mantiene una conversación de 15 minutos con ella. Justo cuando acaba de colgar el teléfono entra en el despacho un comercial para comentar un informe. Una hora después ya no recuerda qué estaba haciendo, qué era prioritario y qué no.

A esta manera de trabajar la llamo cariñosamente el síndrome del saltimbanqui. Y es que la multitarea en estado puro no existe, porque lo que hacemos más bien es saltar de una tarea a la otra, volver sobre la anterior y así sucesivamente. Estas interrupciones dilatan las tareas en el tiempo y consumen muchos recursos atencionales. Linda Stone (2) acuñó el término atención parcial continuada para describir este modo de trabajar, y el psiquiatra E. Hallowell autor de Crazybusy creó el concepto 'rasgo de déficit de atención" (ADT) (3) para describir los síntomas que produce la saturación informativa: distracción, impulsividad, sentimientos de culpa y de incapacidad.

Saltar de una tarea a otra no sería un problema si al final del día consiguiésemos completar todo aquello que queríamos hacer, o al menos, lo más importante. Algunas personas lo consiguen, pero son una minoría. La mayoría mantenemos simultáneamente muchos frentes abiertos que ocupan tiempo y espacio mental. Las tareas inacabadas y los objetivos arrastrados en la agenda provocan fatiga y estrés, merman nuestra autoeficacia y pueden llegar a poner en riesgo nuestra salud.

A los costes emocionales hay que añadir los económicos. Un estudio realizado por Basex (4) con 1000 trabajadores de empresas estadounidenses alertaba en 2005 que las interrupciones consumían el 28% del tiempo y provocaban pérdidas económicas multimillonarias. Gloria Mark (5) profesora del Departamento de Informática de la Universidad de California, experta en el uso de las tecnologías y la Web 2.0, advierte que con la multitarea quizás se trabaja más rápido pero se produce menos. Una prueba de ello es el resultado del estudio que llevó a cabo con 36 empleados del sector de las TIC. Encontró que dedicaban una media de 11 minutos a un proyecto antes de que la llegada de un e-mail, la entrada de una llamada o la visita de un compañero les hiciese cambiar de tarea. Tras estas interrupciones tardaban un promedio 25 minutos en volver a la tarea original.

A pesar de las evidencias que aportan éstos y otros muchos estudios todavía es frecuente encontrar culturas organizativas y personas que defienden y premian la multitarea. Recientemente leía un post en el que un gurú de las nuevas tecnologías se vanagloriaba de consultar el correo, postear en su blog y hacer no sé cuántas cosas más mientras atendía a un colaborador o asistía a una reunión. Probablemente se sentía muy eficaz pero se olvidó de una de las reglas de oro de la comunicación –escuchar a tu interlocutor con atención y respeto– y eso puede tener unas consecuencias devastadoras en nuestras relaciones y en nuestro trabajo.

Una forma de eludir la responsabilidad sobre nuestros actos es culpar a las nuevas tecnologías. Éste no es un tema trivial porque cada vez hay más estudios sobre el impacto que los medios de comunicación tienen sobre nuestros hábitos mentales. Nicholas Carr (6), ex director de la Harvard Business Review sostiene –como ya hiciera McLuhan– que los media no son simples canales de información, que están provocando cambios en nuestros circuitos neuronales y nuestra forma de pensar. "Tengo la sensación –dice– de que internet está entumeciendo mi capacidad de concentración y de observación. Mi mente se está acostumbrando a recoger información tal y como la distribuye la red". En un entorno donde prima la inmediatez y la búsqueda rápida de información leer un libro de más de 100 páginas o un artículo sesudo, se ha convertido hoy en una ardua tarea.

También se está discutiendo si Internet y los nuevos artilugios generan hábitos adictivos. E. Hallowell, explicaba en Time que una paciente le había preguntado si era normal que su marido se llevase la Blackberry a la cama cuando iban a hacer el amor. No sé si es "normal" o no, lo cierto es que esto sucede y que cada vez es más tenue la línea divisoria entre el trabajo y la vida privada.

Qué nos dice la investigación científica

Los psicólogos y los neurobiólogos llevan décadas estudiando el funcionamiento del cerebro, la atención y las limitaciones de la capacidad humana para procesar información. Los experimentos realizados por el psicólogo George A. Miller (7) en los años cincuenta ya demostraron que la memoria a corto plazo tiene una capacidad de almacenamiento limitada, que se sitúa entre los 5 y 9 elementos, de manera que ante el bombardeo constante de información, sólo podemos retener una pequeña fracción de estímulos.

Los experimentos realizados en la última década aportan datos empíricos sobre la limitación de nuestro cerebro para procesar la información. En un estudio reciente E. Ophir, C . Nass y A. D. Wagner (8) analizan la relación entre la orientación a la multitarea y las habilidades de control cognitivo y llegan a la conclusión que las personas que habitualmente practican la multitarea obtienen peores resultados en las tareas que requieren un alto control cognitivo. Russell Poldrack (9) profesor de Psicología y neurobiología en la Universidad de Texas insiste en las limitaciones de la multitarea: “cuando las distracciones nos fuerzan a poner menos atención en lo que estamos haciendo no aprendemos igual de bien que cuando ponemos toda la atención; el aprendizaje es menos flexible y tenemos más dificultades para recordar la información”.

Otro aspecto relacionado con la multitarea es el exceso de activación. David Meyer (10), director del laboratorio Cerebro, Cognición y Acción de la Universidad de Michigan, estudia cómo la práctica habitual de la multitarea puede provocar un estado de sobreexcitación que dificulta la concentración. Que el nivel de activación influye en el desempeño es algo que se conoce en Psicología desde principios del siglo XX gracias a los trabajos de Yerkes y Dodson. Estos psicólogos demostraron que una activación moderada mejora el rendimiento, pero que un exceso de activación provoca el efecto contrario. De acuerdo con esta teoría sobrepasar un cierto umbral en la práctica de la multitarea afectaría negativamente al rendimiento.

Nuestra capacidad de atención es limitada... ¿entonces?

En la multitarea nuestra atención se divide en distintos frentes y esto tiene un coste elevado a largo plazo. Si estamos escribiendo un artículo y nos auto-interrumpimos consultando el correo o leyendo un post, esta tarea se va a dilatar en el tiempo más de lo esperado. Al tratarse de una tarea compleja su riesgo de ser interrumpida es elevado. Nuestro cerebro –habituado a saltar de una cosa a la otra– se sentirá incómodo ante la dificultad y buscará un nuevo estímulo para distraerse. Es así como al final acabamos haciendo lo que nos resulta más fácil o más cómodo y postergamos lo importante.

En la economía del conocimiento a muchas personas se nos paga por pensar, no sólo por hacer tareas rutinarias. Dedicamos una parte importante del tiempo a hacer tareas complejas que requieren atención y concentración: escribir un informe, preparar una conferencia, o corregir un examen. Por otro lado, en muchos cargos de responsabilidad las interrupciones son cruciales e irremediables. Si suena el teléfono y llama alguien a quien hemos estado persiguiendo durante semanas es vital atender la llamada. Ambas habilidades –poner la atención en una sola tarea y cambiar de tarea– son necesarias hoy en día, así que deberíamos tener un sistema eficaz que nos permita gestionar de forma realista esta avalancha de información sin sacrificar nuestra capacidad de concentración.

Si partimos de la base de que la orientación a la multitarea es un hábito y que un hábito no es algo fijo e inmutable, entonces podemos encontrar la manera de entrenar nuestros circuitos cerebrales para adaptar nuestra forma de trabajar a las características de cada tarea: el modo 1 para realizar tareas que exigen constantes interrupciones y que no requieren un alto control cognitivo; y el modo 2 para aquellas tareas que demandan un elevado control cognitivo.

Tener instalado permanentemente el piloto automático en el modo 1 si hay que resolver tareas que requieren el modo 2 no funciona. Alcanzar la eficiencia en nuestro trabajo depende de nuestra capacidad para utilizar en cada momento el modo apropiado y de la flexibilidad para pasar de un modo a otro. Es algo tan sencillo y a la vez tan complicado como cambiar un hábito. Y es que nuestro cerebro se empeña en establecer una y otra vez las mismas conexiones a las que está acostumbrado. Afortunadamente su plasticidad le permite cambiar con la experiencia, así que con entrenamiento podemos establecer nuevas conexiones que nos permitan dirigir nuestra atención.

En contra del panorama triste y desolador que dibujó Kenneth Gergen hace veinte años, con su yo saturado, incapaz de hacer frente a la multiplicidad de relaciones y de inputs de la sociedad posmoderna, los que defendemos la autonomía personal pensamos que el individuo es capaz de decidir libremente el uso que desea hacer de las tecnologías y de las nuevas redes sociales. Al fin y al cabo están ahí para servirnos y hacernos la vida más fácil, no para colonizarnos.

Hay miles de estrategias que podemos poner en práctica para alejarnos de las fuentes de distracción, blindar nuestro tiempo y recuperar el control. IBM introdujo con gran éxito los think-fridays: dejar libres de reuniones e interrupciones las tardes de los viernes para que los ingenieros pudiesen investigar, experimentar con nuevas tecnologías o escribir artículos. Pero no hay recetas fáciles, ni resultados sin esfuerzo. Cada uno debe encontrar su propio sistema y aplicarlo de forma sostenida en el tiempo hasta conseguir que los nuevos hábitos se conviertan en una segunda naturaleza.

Referencias

(1) Kenneth Gergen: El yo saturado. Dilemas de identidad en el mundo contemporáneo. Paidós Ibérica, Barcelona, 2006.
(2) http://lindastone.net/
(3) No confundir el ADT con el TDAH. En “Staying Sharp: Help! I’ve lost my focus”. Time, Jan. 10, 2006. Véase también Hallowell, E. “Overloaded circuits: why smart people underperform” Harvard Business Review, 2005.
(4) Jonathan B. Spira: “The big cost of interruptions,” KM World, September 1, 2005
(5) “Staying Sharp: Help! I’ve lost my focus”. Time, Jan. 10, 2006.
(6) Nicholas Carr: “Is google making us stupid? What the internet is doing to our brains”. Atlantic Magazine, July/august 2008.
(7) Miller, G. A. “The magical number seven, plus or minus two: some limits on our capacity for processing information. Psychological Review, 63 (2): 81-97. 1956.
(8) Eyal Ophir, Clifford Nass, Anthony D. Wagner “Cognitive control in media multitaskers”. Proceedings of the National Academy of Sciences of the United States of America, September 15, 2009.
(9) http://www.sciencedaily.com/releases/2006/07/060726083302.htm
(10) http://www-personal.umich.edu/~smeyer/demeyer/



Teléfono de contacto: (34) 935922936
Dirección postal: Rambla Sant Jordi, 124, 4-3 08291 Ripollet -Barcelona
E-mail: mariapallares@mproactiva.com
Reserva una sesión: reserva@mproactiva.com

http://www.mproactiva.com/pages/La%20multitarea.html